Wer ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbare generative KI beruflich nutzt, braucht mehr als Bedienwissen. Mitarbeitende sollten verstehen, warum KI-Ausgaben falsch oder verzerrt sein können, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen, wie Ergebnisse geprüft werden und welche internen Werkzeuge und Anwendungsfälle freigegeben sind. Die EU-Kommission nennt ChatGPT-Nutzung für Texte oder Übersetzungen ausdrücklich als relevanten Fall für KI-Kompetenz.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Tool-Zugang und Kompetenzfreigabe sollten gemeinsam geplant werden.
- Ein Basiskurs vermittelt gemeinsame Prinzipien; Funktionen und Fachprozesse benötigen kurze Ergänzungen.
- Vertrauliche Daten, Halluzinationen, Quellenprüfung und menschliche Verantwortung sind zentrale Lernfelder.
- Schatten-KI wird durch verständliche Alternativen und klare Leitplanken besser reduziert als durch Verbote allein.
Die wichtigsten Risiken von ChatGPT, Copilot und ähnlichen Werkzeugen
Generative KI erzeugt Inhalte, die sprachlich überzeugend wirken können, ohne sachlich richtig zu sein. Die Kompetenzanforderung beginnt deshalb nicht beim perfekten Prompt, sondern beim sicheren Umgang mit Unsicherheit, Daten und Verantwortung.
| Risiko | Typische Situation | Sichere Routine |
|---|---|---|
| Halluzination | erfundene Fakten, Urteile oder Quellen | Primärquelle unabhängig prüfen |
| Vertraulichkeit | Kundendaten oder interne Dokumente im Prompt | Freigabe und Datenklasse prüfen |
| Bias | einseitige Empfehlung über Personen | Kriterien, Datenbasis und Wirkung hinterfragen |
| Urheber- und Nutzungsrechte | KI-Inhalt wird extern publiziert | Herkunft, Rechte und Freigabe klären |
| Automatisierungsvertrauen | Ausgabe wird ungeprüft übernommen | menschliche Prüfung verbindlich machen |
Ein dreistufiges Lernmodell für generative KI
Gemeinsame Basis
Funktionsweise, Risiken, Daten, Prüfung und Verantwortung.
Tool-Einweisung
Freigegebene Funktionen, Einstellungen und interne Regeln.
Rollenpraxis
Fälle und Kontrollen für Marketing, HR, Vertrieb, IT oder Führung.
Die Basis kann organisationsweit konsistent vermittelt werden. Eine Tool-Einweisung ergänzt, welche Funktionen verfügbar sind und wie Daten verarbeitet werden. Die Rollenpraxis beantwortet schließlich, was in einem konkreten Fachprozess erlaubt, sinnvoll oder zu riskant ist.
ChatGPT oder Copilot sicher im Unternehmen einführen
- 01Nutzungszwecke festlegen
Mit wenigen erlaubten, realistischen Startfällen beginnen und ungeeignete Anwendungen sichtbar benennen.
- 02Werkzeug und Vertrag prüfen
Zugriff, Datenverarbeitung, Einstellungen, Protokollierung und verfügbare Schutzmechanismen klären.
- 03Leitplanken veröffentlichen
Klare Regeln zu Daten, Prüfung, Veröffentlichung, Kennzeichnung und Eskalation bereitstellen.
- 04Kompetenz vor Nutzung aufbauen
Basiskurs und Tool-Einweisung mit Freischaltung oder Pilot verbinden.
- 05Pilot beobachten
Fragen, Fehler, erfolgreiche Anwendungen und neue Risiken strukturiert sammeln.
- 06Nachsteuern
Regeln, Beispiele und Rollenvertiefungen aus den Erfahrungen des Piloten aktualisieren.
Acht Leitplanken, die Mitarbeitende kennen sollten
- 01
nur freigegebene KI-Werkzeuge und Konten verwenden
- 02
personenbezogene und vertrauliche Daten vor der Eingabe prüfen
- 03
Aufgaben mit hoher Entscheidungswirkung nicht ungeprüft automatisieren
- 04
Fakten, Zahlen und Quellen unabhängig kontrollieren
- 05
mögliche Benachteiligungen und betroffene Personen berücksichtigen
- 06
KI-Ausgaben vor externer Veröffentlichung fachlich freigeben
- 07
Nutzung dokumentieren, wenn Prozess oder Richtlinie dies verlangen
- 08
Unsicherheiten, Vorfälle und neue Anwendungsfälle früh eskalieren
Ein Basiskurs zur KI-Kompetenz vermittelt die gemeinsamen Prinzipien. Die konkrete Tool-Einweisung ergänzt anschließend die bei Ihnen freigegebenen Funktionen und Regeln.
Warum Prompt-Schulung allein nicht reicht
Gute Eingaben verbessern häufig die Nützlichkeit eines Ergebnisses. Sie beseitigen aber weder Halluzinationen noch Datenschutz-, Bias- oder Verantwortungsfragen. Wer nur Prompt-Muster trainiert, kann produktiver werden, ohne Risiken sicherer zu beurteilen. Deshalb sollte Prompting immer in ein breiteres Kompetenzmodell eingebettet sein.
Ein sehr guter Prompt kann eine überzeugende Zusammenfassung eines Vertrags erzeugen. Mitarbeitende müssen trotzdem wissen, ob der Vertrag eingegeben werden durfte, welche Klauseln besonders geprüft werden müssen und wer die fachliche Entscheidung trifft.
Häufige Fragen
Gilt Artikel 4 auch bei ChatGPT im Unternehmen?
Die EU-Kommission beantwortet den Fall beruflicher ChatGPT-Nutzung für Texte oder Übersetzungen ausdrücklich mit ja und nennt unter anderem das Risiko von Halluzinationen. Maßgeblich bleibt der konkrete Einsatz.
Reicht eine technische Einweisung in Microsoft Copilot?
Eine Funktionsdemo allein deckt typische Kompetenzfragen meist nicht ab. Hinzukommen sollten Risiken, Daten- und Quellenprüfung, menschliche Verantwortung, erlaubte Anwendungsfälle und interne Eskalationswege.
Welche Daten dürfen Mitarbeitende in generative KI eingeben?
Das hängt vom freigegebenen Werkzeug, Vertrag, Datenschutzkonzept und internen Regeln ab. Mitarbeitende müssen insbesondere personenbezogene, vertrauliche und geschützte Informationen erkennen und dürfen diese nicht ungeprüft eingeben.
Wie verhindert man Schatten-KI?
Hilfreich sind ein nutzbares freigegebenes Werkzeug, verständliche Regeln, realistische Schulungen und eine einfache Ansprechstelle. Reine Verbote ohne sichere Alternative führen häufig nicht zu transparenter Nutzung.
Brauchen Power-User eine andere Schulung?
Ja, wenn sie komplexere Prompts, Automatisierungen, sensible Daten oder entscheidungsnahe Prozesse bearbeiten. Sie sollten zusätzlich Grenzen, Qualitätssicherung, Dokumentation und gegebenenfalls technische Kontrollen vertiefen.
Quellen und Rechtsstand
Rechtsstand dieses Beitrags: 18. Juli 2026. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Materialien zu diesem Artikel
Den vollständigen Beitrag offline lesen oder die passende Arbeitshilfe direkt für die praktische Umsetzung nutzen.