Nicht automatisch jede Person im Unternehmen braucht dieselbe KI-Schulung. Relevant sind Beschäftigte und weitere Personen, die im Auftrag der Organisation KI-Systeme betreiben oder nutzen. Ein gemeinsamer Basiskurs ist für alle aktiven KI-Nutzenden sinnvoll; zusätzliche Vertiefungen richten sich nach Aufgaben, Vorkenntnissen, eingesetzten Systemen, betroffenen Personen und möglichen Auswirkungen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Zielgruppe wird aus der tatsächlichen KI-Nutzung abgeleitet, nicht allein aus Stellenbezeichnungen.
- Auch Auftragnehmer und Dienstleister können einbezogen werden, wenn sie im Auftrag mit KI arbeiten.
- Führung, HR, IT, Datenschutz und sensible Fachbereiche brauchen häufig unterschiedliche Vertiefungen.
- Eine Rollenmatrix dokumentiert nachvollziehbar, warum wer welches Lernniveau erhält.
Wer zum Kreis der betroffenen Personen gehört
Artikel 4 nennt das Personal und andere Personen, die im Auftrag eines Anbieters oder Betreibers mit Betrieb und Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Damit ist der Kreis weiter als eine Liste von Vollzeitbeschäftigten, aber enger als automatisch die gesamte Belegschaft.
- Personen, die KI-Ausgaben erstellen, auswählen oder weiterverwenden
- Personen, die KI-Systeme konfigurieren, integrieren oder überwachen
- Führungskräfte, die KI-Einsätze freigeben oder Ergebnisse verantworten
- interne Kontrollfunktionen, die Risiken, Datenschutz oder Nachweise beurteilen
- Auftragnehmer, Freelancer oder Dienstleister, die im Auftrag mit der KI arbeiten
Eine reine Lizenzliste ist deshalb kein vollständiges Zielgruppenmodell. Manche Personen nutzen KI-Funktionen ohne eigene Lizenz in eingebetteter Software; andere besitzen einen Zugang, verwenden ihn aber noch nicht. Entscheidend sind Aufgabe, Kontext und Wirkung.
Ein praktisches Rollenmodell für die Schulungsplanung
| Rollencluster | Beispiele | Empfohlenes Lernniveau |
|---|---|---|
| Orientierung | kein aktueller KI-Einsatz, aber möglicher Kontakt | kurze Sensibilisierung und Regeln |
| Standardnutzung | Texte, Recherche, Zusammenfassungen | Basiskurs für sichere Nutzung |
| Sensible Nutzung | HR, Kundenfälle, vertrauliche Inhalte | Basis plus Datenschutz und Bias |
| Entscheidung und Aufsicht | Führung, Freigaben, Prozessverantwortung | Basis plus Governance |
| Technik und Betrieb | IT, Entwicklung, Integration | Basis plus technische Vertiefung |
Dieses Modell ist bewusst einfach. Es erlaubt einen schnellen Start und kann später verfeinert werden. Wichtig ist, dass jede Zuordnung eine kurze Begründung aus Nutzung und Risiko erhält.
Vier Sonderfälle, die Unternehmen oft übersehen
- 01Führungskräfte ohne tägliche Tool-Nutzung
Wer Freigaben erteilt, Budgets verantwortet oder auf KI-gestützte Entscheidungen vertraut, braucht Wissen über Grenzen, Aufsicht und Eskalation.
- 02Neue Mitarbeitende
Onboarding und Tool-Freischaltung sollten so verbunden sein, dass neue Nutzende die Grundregeln vor oder unmittelbar mit dem Zugang erhalten.
- 03Externe Personen
Bei Dienstleistern sollte geklärt sein, welche Systeme und Daten sie verwenden, welche Regeln gelten und wie angemessene Kompetenz sichergestellt wird.
- 04Schatten-KI
Bekannte inoffizielle Nutzung gehört in die Bestandsaufnahme. Wegsehen verhindert weder Risiken noch den Bedarf an verständlichen Leitplanken.
Zielgruppen in fünf Schritten bestimmen
Systeme sammeln
Offizielle, eingebettete und bekannte inoffizielle KI erfassen.
Nutzung beschreiben
Aufgaben, Daten, Ergebnisse und betroffene Personen notieren.
Rollen clustern
Ähnliche Nutzung und Verantwortung zusammenfassen.
Lernniveau wählen
Orientierung, Basis oder zusätzliche Vertiefung zuordnen.
Owner festlegen
Einladung, Abschluss, Nachsteuerung und Review organisieren.
Für die praktische Zuordnung eignet sich eine KI-Kompetenzmatrix. Das gemeinsame Fundament kann anschließend über einen KI-Basiskurs für Mitarbeitende ausgerollt werden.
Wann ein Basiskurs nicht genügt
Zusätzlicher Lernbedarf besteht besonders dann, wenn KI-Ausgaben Entscheidungen über Menschen beeinflussen, sensible Daten verarbeitet werden, Fehler erhebliche Folgen haben oder eine Person Systeme technisch integriert und überwacht. Vertiefung bedeutet dabei nicht zwingend einen weiteren langen Kurs. Möglich sind rollenbezogene Praxisübungen, Leitfäden, Sprechstunden oder systembezogene Einweisungen.
„Alle erhalten denselben Kurs“ ist einfach, aber nicht automatisch angemessen. Besser ist: gemeinsames Fundament für aktive Nutzende, ergänzt um nachvollziehbar ausgewählte Vertiefungen für besondere Rollen und Risiken.
Häufige Fragen
Muss wirklich jeder Mitarbeiter eine KI-Schulung absolvieren?
Artikel 4 zielt auf Personen, die im Auftrag der Organisation KI-Systeme betreiben oder nutzen. Unternehmen können eine breite Basisschulung wählen, sollten die Zielgruppenentscheidung aber an der tatsächlichen oder realistisch erwartbaren Nutzung ausrichten.
Müssen Führungskräfte ebenfalls geschult werden?
Wenn Führungskräfte KI nutzen, Einsätze freigeben, Ergebnisse verantworten oder Leitplanken setzen, benötigen sie angemessenes Wissen. Häufig ist eine Basis plus Vertiefung zu Governance, Verantwortung und menschlicher Aufsicht sinnvoll.
Sind externe Dienstleister und Freelancer erfasst?
Auch andere Personen, die im Auftrag der Organisation mit Betrieb oder Nutzung von KI-Systemen befasst sind, können relevant sein. Der konkrete Leistungsumfang und der KI-Einsatz sollten geprüft und gegebenenfalls vertraglich adressiert werden.
Was ist mit Mitarbeitenden ohne aktuellen KI-Zugang?
Ohne tatsächliche oder absehbare Nutzung ist möglicherweise keine vollständige Schulung nötig. Eine kurze Sensibilisierung kann dennoch sinnvoll sein, etwa zu Schatten-KI, erlaubten Werkzeugen und internen Ansprechstellen.
Wie fein müssen Zielgruppen unterschieden werden?
So fein wie nötig, aber so einfach wie möglich. Häufig reichen drei Stufen: Orientierung ohne aktive Nutzung, Basiskurs für typische Nutzung und Vertiefung für sensible, technische oder entscheidungsnahe Rollen.
Quellen und Rechtsstand
Rechtsstand dieses Beitrags: 18. Juli 2026. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
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